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Funktionen unserer Projekträume
1. Inhalte / Komponenten / Optionen eines Projektraumes
999-Beispielprojektraum
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Inhaltsverzeichnis
1. Inhalte / Komponenten / Optionen eines Projektraumes ...................................................... 1
Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................................... 2
2. Einleitung ............................................................................................................................ 3
3. Anmeldung im Projektraum ................................................................................................. 3
3.1. Zugangsdaten .................................................................................................................. 3
3.2. Einloggen in den Projektraum .......................................................................................... 3
4. Die Bestandteile im linken Menü ......................................................................................... 5
4.1. “Home“ ............................................................................................................................ 5
4.2. “Dateibezeichnungen“ ...................................................................................................... 5
4.3. “Arten von Ordnern zur Ablage“ ....................................................................................... 6
4.4. “Dateien Hochladen“ ........................................................................................................ 7
4.5. “Dateien“ .......................................................................................................................... 9
4.6. “Planliste aufrufen“ ......................................................................................................... 10
4.7. “Plan wiederversenden“ ................................................................................................. 10
4.8. Filtersuche ..................................................................................................................... 12
5. Mitglieder / Projektbeteiligtenliste ...................................................................................... 13
6. Kalender ............................................................................................................................ 13
7. Nutzung der APP............................................................................................................... 14
7.1. Installation ..................................................................................................................... 14
7.2. Zugangsdaten eingeben ................................................................................................ 15
7.3. Synchronisation ............................................................................................................. 16
7.4. Funktionen ..................................................................................................................... 17
7.5. Barcode auf Plänen / Aktueller Plan? ............................................................................. 18
8. Austausch Dateien dwg, dxf etc. unter Planern ................................................................. 19
8.1. Ordner 006 Austausch……… ........................................................................................ 19
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2. Einleitung
Im Projektraum können die aktuellen Planungsstände der einzelnen Planungsphasen
abgelegt und gezielt den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt werden. Alte Planstände
können dabei jederzeit wieder eingesehen und mit dem aktuellen Stand verglichen werden.
Seit mittlerweile 8 Jahren arbeiten wir für die zentrale Planablage unserer Projekte mit dem
Anbieter Poolarserver zusammen. Die Daten sind mehrfach in deutschen Rechenzentren
gesichert.
Es soll an dieser Stelle ein Einblick in die Funktionen und Gestaltungsmöglichkeiten
gegeben werden.
3. Anmeldung im Projektraum
3.1. Zugangsdaten
Die Zugangsdaten zum Projekt erhält jeder Projektbeteiligte bzw. jedes Unternehmen mit
einer separaten Benachrichtigung in Form einer E-Mail. Diese Zugangsdaten können Sie
auch an andere Teilnehmer Ihres Unternehmens weiter verteilen. Über die Mitgliedschaft im
Projekt werden die Zugriffsrechte auf die Hauptordner in der Ablagestruktur geregelt.
Dabei die Anzahl der möglichen Projektbeteiligten nicht begrenzt.
3.2. Einloggen in den Projektraum
Beim Aufruf des Projektraumes über den Link in der Benachrichtigung mit den
Zugangsdaten gelangen Sie auf die Startseite für den Login zum Projekt. Dort geben Sie
bitte die entsprechenden Informationen ein und betätigen den Butten Login.
Projekt: XXX-Beispielprojekt
User: Gemäß Mail mit Zugangsdaten eingeben
Password: Gemäß Mail mit Zugangsdaten eingeben
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Sie gelangen auf die Startseite des Projektraumes und sollten je nach Berechtigungen den
Startbildschirm gemäß den nachfolgenden Beschreibungen vorfinden.
Die Startseite gliedert sich in den rechten Teil mit einer charakteristischen Darstellung des
Bauvorhabens sowie dem darüber liegenden Menübereich mit den Funktionen: Status, Info
und Download. Es kann anstelle der hier gewählten Abbildung jede andere Abbildung (Plan,
Visualisierung etc.) eingebunden werden.
Im linken Teil des Projektfensters befindet sich das s. g. Navigationsmenü. Die Funktionen,
die sich hinter den einzelnen Menüpunkten verbergen, werden nachfolgend näher
beschrieben.
Hier kann ein beliebiges Bild hinterlegt
werden (Ansicht, Visualisierung….) Für
das Beispielprojekt wurde ein
Screenshot unserer Homepage gewählt
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4. Die Bestandteile im linken Menü
4.1. “Home“
Durch Wahl dieses Menüpunktes gelangen Sie auf die Startseite des Projektraumes
4.2. “Dateibezeichnungen“
Unter dem Menüpunkt „Dateibezeichnungen“ sind die einzelnen Ablagesystematiken der
unterschiedlichen Ordnerstrukturen, beginnend von 000 bis 005, zu Ihrer Information
hinterlegt.
Zum Finden einzelner Planinhalte ist diese Systematik der Planbenennung nicht zwingend
erforderlich. Sie werden im weiteren Verlauf dieser Beschreibung bemerken, dass die
Planablage unter dem später beschriebenen Punkt „Dateien“ so gestaltet ist, dass man als
Benutzer die Ablagesystematik selten zur Suche heranziehen muss.
Regel für die Benennung von
Plandokumenten zur Einsortierung in die
Orangene Ordnerstruktur
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4.3. “Arten von Ordnern zur Ablage“
Zur Ablage von Dokumenten wie Plänen etc. gibt drei Varianten von Ordnern mit
verschiedenen Funktionen.
Ordner Orange: Hier werden Dokumente automatisch einsortiert, die den Regeln der
Dateibenennung folgen.
Ordner Grün: Diese Ordner bieten die Funktion einer explorerartigen Gestaltung ähnlich
des gewohnten Windows-Dateiexplorers. Die Dateien können frei benannt
und per Drag and Drop in die Ordner verschoben werden.
Ordner Blau: Unterhalb Blauer Ordner werden frei benannte Dateien nach Absender und
Upload-Datum abgelegt
Die sinnvolle Verwendung der unterschiedlichen Ordnertypen muss im Vorfeld abgestimmt
werden.
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4.4. “Dateien Hochladen“
Unter dem Menüpunkt „Hochladen“ verbirgt sich die Systemroutine zum Einstellen neuer
Pläne. Die Projektbeteiligten benennen ihre Planung nach dem Planschlüssel. Durch die
Namengebung werden die Pläne in der definierten Ordnerstruktur (Farbe Orange) abgelegt.
Nach dem Upload stehen den Berechtigten die hochgeladenen Unterlagen zur Verfügung
zur Verfügung. Eine Information über Bereitstellung neuer Dokumente kann direkt im
Upload-Vorgang mit einer Benachrichtigung an ausgewählte Verteiler erfolgen. Es ist
durchaus möglich, dass einzelne Teilnehmer nicht die gesamte Ordnerstruktur sehen
können. Dies hängt mit den vergebenen Zugangsberechtigungen auf die einzelnen Ordner
zusammen.
Individuelle Nachricht an die
Empfänger
Ausgewählter
Upload-ordner
Ausgewählte Verteiler aus der
Mitgliederliste oder aber auch an
externe Empfänger
Bereich zum Einfügen der neuen
Dokumente
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Nachdem die Dateien hochgeladen wurden und die Nachricht verteilt wurde, finden Sie in
Ihrem E-Mail-Postfach eine Benachrichtigung aus dem Projektraum. Diese sieht ähnlich
nachfolgender Abbildung aus.
Dort sind die aktuell hochgeladenen Dateien sowie unterhalb der Dateien ein
entsprechender Download-Link aufgeführt. Bei Betätigung dieses Links gelangen Sie direkt
zu den oberhalb aufgeführten Dateien und können diese über die Download-Funktion des
Projektraumes zur weiteren Verwendung herunterladen.
Sobald die Datei heruntergeladen wurde wird der Empfänger im Farbton grün dargestellt.
Ablageortes
Kurze Nachricht
Hochgeladene Datei mit Angabe des
Ablageortes
Downloadlink führt direkt zum neuen
Dokument und kann dort
heruntergeladen werden
Status des Downloads / hier rot dargestellt
è Teilnehmer hat die Datei noch nicht
heruntergeladen
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4.5. “Dateien“
Unter dem Menüpunkt „Dateien“ öffnet sich der Ordnerbaum des Projektes mit der zwischen
uns individuell abgestimmten Ordnerstruktur. Unterhalb der entsprechenden Hauptordner
befinden sich die weiter differenzierten Hierarchien bis hin zur eigentlichen Dateiebene. Dort
können die Unterlagen eingesehen, heruntergeladen sowie vom entsprechenden Nutzer
aus dem Projektraum heraus weiter verteilt werden.
Die Ordnerinhalte können als Liste oder auch als Miniaturansicht dargestellt werden.
è Einstellung / Miniaturvorschau
è Einstellung / Listendarstellung
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4.6. “Planliste aufrufen“
Sie haben die Möglichkeit durch markieren eines Ordners über die Funktion “Planliste
aufrufen“ den gesamten Ordnerinhalt anzuzeigen.
4.7. “Plan wiederversenden“
Alle Pläne können aus dem Projektraum entweder an die Mitglieder oder aber auch an
externe Empfänger verteilt werden.
Die Dateien müssen markiert werden und können dann über den Menüpunkt
“Wiederversenden verteilt werden“
è Plan / Datei wiederversenden
è Plan / Datei an Plotservice
schicken / Diese Funktion steht zur
Verfügung, wenn dem Projektraum
ein Plotservice angeschlossen wird
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Es öffnet sich das Fenster für den Planversand. Über die Wahl der Empfänger und die
Formulierung einer Nachricht können die Pläne verteilt werden.
Die Nachricht kann als Vorlage gespeichert werden. So brauchen Sie künftig die Texte nicht
neu formulieren.
In den Feldern “An, Cc und BCC“ können Sie Adressen manuell eingeben. Alternativ
können die Mitglieder des Projektraumes ausgewählt werden.
è Plan / Datei wiederversenden
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4.8. Filtersuche
Markieren Sie einen Ordner und drücken die rechte Taste Ihrer Maus. Wählen Sie den
Punkt “Filter“ aus. Es öffnet sich die Filterfunktion. Je nach Einstellung der Filter werden die
Suchergebnisse angezeigt.
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5. Mitglieder / Projektbeteiligtenliste
Unter dem linken Menüpunkt „Mitglieder“ befindet sich die Projektbeteiligtenliste, die für alle
Projektmitglieder einsehbar ist. Es besteht die Möglichkeit im Fenster rechts oben, die
Projektbeteiligtenliste in verschiedenen Formaten im jeweils aktuellen Stand
herunterzuladen. Es können auch Projektbeteiligte verwalten werden, die keinen Zugang
zum Projektraum haben (wie z.B. Behörden etc.).
6. Kalender
Die Funktion des Kalenders kann zur Überischt wichtiger Termine genutzt werden.
Allerdings sind die Funktion gegenüber den bekannten Kalenderfunktionen moderner
Kommunikationsmittel beschränkt.
Exportmöglichkeiten der
Projektbeteiligtenliste
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7. Nutzung der APP
Für den Projektraum besteht auch die Möglichkeit auf die Daten über Handy oder auch
Tablet zu zugreifen. Die APP steht sowohl für Android-Systeme als auch für Mac-Systeme
zur Verfügung.
7.1. Installation
Zur Installation der APP öffnen Sie bei Android-Geräten den Play Store und für Mac-Geräte
den Apple Store. Über die Suchfunktion finden Sie die entsprechende Download- und
Installationsroutine für die APP „poolarPROJECT“ gemäß nachfolgenden Bildern
(exemplarisch aus dem Play Store). Nach der Installation gelangen Sie über die
Startfunktion in die Projekt-APP.
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7.2. Zugangsdaten eingeben
Über den Punkt „Setup“ gelangen Sie auf die Seite, auf der Ihre Projekte später zu sehen
sind. Öffnen Sie über die Funktion oben rechts im Bildschirm das Untermenü und legen Sie
ein neues Projekt an. Es erscheint das Eingabefenster für den Projektzugang. Dort geben
Sie bitte unter Server die entsprechenden Angaben wie unten ein. Gleiches gilt für das
Projekt. Unter den Punkten „User“ und „Password“ geben Sie bitte die Ihnen mit anfangs
erwähnter Benachrichtigung zugeteilten Usernamen und das Passwort ein. Anschließend
betätigen Sie die Funktion „Überprüfen“. Sofern Sie die Eingaben korrekt getätigt haben,
sollte die Meldung kommen, dass der Zugang korrekt ist.
Server: bau-projektierung.poolarserver.com
Projekt: 999-Beispielprojektraum
User: Gemäß Mail mit Zugangsdaten eingeben
Password: Gemäß Mail mit Zugangsdaten eingeben
Anmeldung über die APP im
Projektraum
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7.3. Synchronisation
Bevor Ihnen über die APP alle Informationen zur Verfügung stehen, muss der Datenbestand
synchronisiert werden. Dies sollte bei jedem Zugriff auf die Daten erfolgen, sodass Sie stets
auf dem aktuellen Stand sind. Die Synchronisation erfolgt über das untere Menü der APP,
unter dem Punkt „Sync“.
Führen Sie bitte regelmäßig
eine Synchronisation durch
Auch hier stehen Ihnen die
Mitglieder zur Verf
ügung
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7.4. Funktionen
Nachdem Sie die Synchronisation durchgeführt haben, sollten Ihnen die entsprechenden
Unterlagen, in der gewohnten Form des oben beschriebenen Menüs (wie in der Web-
Variante), zur Verfügung stehen. Die Optik ist etwas abweichend gegenüber der Darstellung
im Web-Browser.
Dateien stehen Ihnen mobil in der
gewohnten Ablagestruktur zur
Verfügung
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7.5. Barcode auf Plänen / Aktueller Plan?
Eine Besonderheit der APP ist der Menüpunkt „Barcode“. Während des Downloads der
jeweils aktuellen Datei, wird automatisch ein Barcode auf dem pdf-Download hinterlegt.
Über die Funktion Barcode öffnet sich ein Scanner, mit dem Sie den auf dem Plan
hinterlegten Barcode einscannen können.
Sofern es sich bei dem eingescannten Code (Plan) um den aktuellen Planstand handelt,
erhält man folgende Meldung. Sofern die Meldung einen weißen Haken auf roten
Hintergrund hat, handelt es sich bei dem vorliegenden Dokument nicht um den aktuellen
Planstand. Hilfreich ist dies insbesondere dann, wenn auf der Baustelle überprüft werden
soll, ob nach den aktuellen Plänen gearbeitet wird.
Funktion QR-Scan
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8. Austausch Dateien dwg, dxf etc. unter Planern
8.1. Ordner 006 Austausch………
Der Ordner „006“ steht den Planern zum Austausch digitaler Planungsgrundlagen zur
Verfügung (Ordner Nummer und Name kann auch anders benannt werden).
In diesem Ordner können die entsprechenden Teilnehmer bearbeitbare Dateien (dwg, dxf,
xlx etc.) austauschen. Dabei können die Dateien frei benannt werden. Die Benennung nach
den Ablagesystematiken ist nicht erforderlich.
Austausch digitaler Daten
zwischen Planern
